Süreç Otomasyonu Nedir?

Süreç otomasyonunun nasıl çalıştığını ve RPA gibi diğer otomasyon teknolojileriyle nasıl bir ilişkisi olduğunu öğrenin ve ortak faydaları ve uygulama stratejilerini keşfedin.

Süreç otomasyonu, bir iş sürecinde tekrarlanan ve manuel görevleri otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılması anlamına gelir. Robotik süreç otomasyonu (RPA) veya akıllı belge işleme (IDP), iş akışı düzenleme, yapay zeka (AI), sistem entegrasyonları ve iş kuralları gibi teknolojileri içerir. Süreç otomasyonunun amacı, daha verimli ve etkili süreçler için zaman alıcı, rutin görevlerde insan müdahalesine olan ihtiyacı azaltmaktır.

Süreç otomasyonu nasıl çalışır?

Süreç otomasyonu, bir iş sürecini daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölerek ve ardından bu bileşenleri otomatikleştirerek çalışır. Bu bileşenler, otomatik e-posta göndermek gibi basit olabilir veya belgelerin yönlendirilmesini ve onaylanmasını otomatikleştirmek gibi daha karmaşık olabilir.

Bileşenler otomatikleştirildikten sonra, daha büyük bir iş sürecini yöneten bir iş akışına entegre edilebilirler. Bu iş akışı, bir kuruluşun özel ihtiyaçlarını karşılamak için özelleştirilebilir ve daha fazla esneklik ve uyarlanabilirlik sağlar.

İyi bir süreç otomasyonu stratejisi, üç ana çabayı içermesi gereken sürekli iyileştirmeyi içerir:

• Tasarım:İş kullanıcılarının ve BT ekiplerinin süreç iyileştirme konusunda kolayca işbirliği yapabilmesi için az kodlu geliştirmeyle süreçleri ve süreç güncellemelerini tasarlayın.
• Otomatikleştirin:Zorluk için en uygun teknolojiyi veya çalışanı sağlayan süreç otomasyonu için birleşik bir platformla sürecinizi gerektiğinde otomatikleştirin.
• Optimize Edin:Süreç madenciliği ile iş verimliliğini optimize edin. Dijital çözümlerinizin değerini ve maksimum fayda için çabalarınızı nereye uygulayacağınızı belirlemek için gerekli içgörülerden yararlanın.

 Muhtemelen, belki de farkında bile olmadan birçok süreç otomasyonu örneğiyle karşılaşmışsınızdır.

Diyelim ki yeni bir çalışanın işe alınması gerekiyor. Bu süreç otomasyonu örneğinde, yeni bir işe alımla başlıyoruz: bir aday bir teklifi kabul etti ve başlangıç ​​tarihini belirledi. İK işe alım görevlisi, süreç otomasyon platformu üzerine kurulu yeni işe alım uygulamasına başlangıç ​​tarihini girdiğinde , birkaç otomatik adımı tetikler:

• Uygulama, benzersiz bir yeni işe alma portalıoluşturur ve yeni çalışanı otomatik e-posta yoluyla bilgilendirir. Yeni işe alınan kişi gerekli tüm bilgileri girer ve formları portal sayfasına yükler.
• Role ve departmana dayalı iş kuralları, yeni çalışanın ne tür BT cihazlarına ve erişime ihtiyaç duyacağını belirlemeye yardımcı olur. BT, bir dizüstü bilgisayarı yapılandırmak ve çalışanın ilk günü için hazır olmasını sağlamak için bu bilgileri kullanır.
• Tesis yöneticisi, uygulama tarafından tetiklenen otomatik bir e-posta yoluyla yeni işe alımla ilgili bir bildirim alır. Çalışana bir çalışma alanı atar. RPAbu bilgiyi BT'ye iletir ve çalışanın portal sayfasına kaydeder, böylece ilk günden nereye gideceğini bilir.
• Yapay zeka destekli IDP,çalışanın formlarından vergi ve banka verilerini alır ve bir uygulama programlama arabirimi (API) entegrasyonu, bunları şirketin maaş bordrosu ve T&E sistemlerine iletir.

Tedarik zinciri yönetimi, satın alma yönetimi veya müşteri kabulü gibi bir kuruluş genelindeki süreçlere otomasyon uygulayabilirsiniz. Otomatik süreçler size önemli ölçüde zaman ve baş ağrısı kazandırabilir, bu da müşteriler ve çalışanlar için daha sorunsuz iş akışları ve daha iyi deneyimler sağlar.

Robotik süreç otomasyonu (RPA) ve süreç otomasyonu.

Yukarıdaki örneği okuduktan sonra, süreç otomasyonunun RPA'dan ne kadar farklı olduğunu merak ediyor olabilirsiniz.

RPA ve süreç otomasyonu birbirini dışlayan değil, tamamlayıcı olarak görülmelidir. RPA, bir uygulama kullanıcı arayüzü ile insan etkileşimini taklit edecek şekilde bir süreç içindeki görevleri otomatikleştirerek süreç otomasyonunu tamamlar. Süreç otomasyonunu düşünürken yalnızca RPA'yı düşünmek hala yaygın bir yanılgıdır, ancak gerçek şu ki, içerik çıkarma veya e-posta sınıflandırma gibi birçok zorluk, RPA'nın tek başına sağlayabileceğinden daha gelişmiş yetenekler gerektirir. RPA, IDP, yapay zeka, API entegrasyonları ve iş kuralları gibi birden çok otomasyon teknolojisini kullandığınız daha geniş bir süreç otomasyonu yaklaşımının bir bileşenidir.

RPA, süreç otomasyonu yolculuğunuzda iki önemli işleve hizmet eder:

• Görev otomasyonu. RPA, uygulamalar genelinde tekrarlanan görevleri otomatikleştiren insandan bilgisayara etkileşimleri taklit etmek için yazılım robotlarını kullanır. Katılımsız RPA botları, genellikle çok az veya hiç insan müdahalesi olmadan ana makinelerde çalışabilir. Bu dijital çalışanlar, önceden tanımlanmış bir programa veya tetikleyiciye göre yılın 365 günü 7/24 çalışabilir.
• Bağlantı sistemleri. RPA, hiçbir API'nin bulunmadığı eski sistemleri de bağlayabilir.

[ RPA, süreç otomasyonu stratejisine nasıl uyar? Gartner® Beyond RPA: Hiper Otomasyon Teknolojisi Portföyünüzü Oluşturun raporunu edinin . ]

Proses otomasyonu neden önemlidir?

Her organizasyonun kalbinde yüzlerce - genellikle binlerce - süreç vardır. Çoğu kurumsal süreç, çeşitli kişiler, veriler ve sistemlerle etkileşime girer ve sürekli olarak değişir ve gelişir. Süreçler birbirini keser ve etkili olmaları için farklı sistemlerde, kuruluşlarda ve hem iç hem de dış taraflar arasında akmaları gerekir.

İş süreçleriniz verimsiz, bozuk veya uyumlu değilse, kuruluşunuz zayıf müşteri deneyimi, para cezaları, üretkenlik kaybı, hüsrana uğramış çalışanlar, daha yüksek maliyetler ve zayıf rekabetçi konum gibi risklerle karşı karşıya kalacaktır.

Dijital dönüşümün önemli bir parçası olan süreç otomasyonu ile teknolojiniz ve çalışanlarınız, iş akışlarını mümkün olan en verimli şekilde gerçekleştirmek için birlikte çalışır. Dijital çalışanları insan tabanlı görevler için standart süreçlerinize entegre ederek operasyonlarınız daha esnek olacak ve sonuçlarda belirgin bir iyileşme göreceksiniz.

Ardından, süreç otomasyonunun kapsamlı faydaları hakkında bilgi edinin.

Proses otomasyonunun faydaları.

Otomasyon, kuruluşunuzun insan sermayesini tekrarlayan işlerden kurtararak, en iyi yaptıkları şeyi yapmalarını sağlayarak inovasyonu serbest bırakır. Proses otomasyonunu benimsediğinizde:

• Değer yaratmak için iş süreçlerinizin etkinliğini artırın.
• Değişiklikler ister düzenlemelerden, ister ekonomik koşullardan veya tedarik zinciri sorunlarından kaynaklansın, operasyonları değişime uyum sağlama konusunda güçlendirin.

Ek olarak, proses otomasyonu şunlara yol açar:

1. Verimlilik:Daha az manuel adım, daha hızlı, daha verimli iş süreçleri anlamına gelir. Önde gelen bir şirketin Forrester analizine göre , süreç otomasyonu çalışanlarının her birini 20 gün veya daha fazla işten kurtardı. Değerli kaynakları serbest bırakabilir ve bunları işinizin daha stratejik alanlarına tahsis edebilirsiniz.
2. İnovasyon:Proses otomasyonu, makineler için daha uygun olan sıkıcı işler yerine yüksek değerli bilişsel görevleri yerine getirmek için insan işçileri serbest bırakır. Ayrıca kuruluşunuza çevrenizdeki ortamla değiştirmek için ihtiyaç duyduğunuz çevikliği verir.
3. Maliyet tasarrufu:Proses otomasyonunu uygulamanın ön maliyetlerine rağmen, uzun vadeli tasarruflar önemlidir.
4. Doğruluk:Eskiden insan hatasına maruz kalan tekrar eden görevleri otomatikleştirerek doğruluğu artırabilir, aksi takdirde kaçınılmaz hataları bulmak ve düzeltmek için harcanacak değerli zamandan tasarruf edebilirsiniz.
5. Rekabet avantajı:Kritik süreçlerin otomatikleştirilmesi, müşteri memnuniyetinin, müşteri hizmetlerinin ve rekabetçi pazardaki değişikliklere yanıt verme yeteneğinin geliştirilmesine yardımcı olur.

Yetenek stratejisi ve uyumluluk çalışmasına yönelik avantajlar da dahil olmak üzere süreç otomasyonunun faydaları hakkında daha fazla ayrıntı için aşağıdakileri okuyun: İş süreci otomasyonu (BPA): 6 temel fayda .

Süreç otomasyonu nasıl uygulanır.

Proses otomasyonuna başlamak için aşağıdaki adımları göz önünde bulundurun:

1. Doğru kullanım durumu için doğru otomasyon aracını kullanın.

RPA, her süreç zorluğunu çözemez. Başarılı bir program için, çok çeşitli otomasyon teknolojisi sunan bir proses otomasyon çözümüne ihtiyacınız olacak.

Bu en iyi süreç otomasyonu yeteneklerini ve her biri için ideal kullanım durumlarını göz önünde bulundurun:

• İş akışı orkestrasyonu:Genellikle bir otomasyon paketinin dışında bırakılan orkestrasyon, süreçleri baştan sona organize etmek için kritik bir çerçevedir. Süreç veya iş akışı düzenleme teknolojisi, tasarımcıların otomasyon faaliyetlerini düzenlemesine, yürütme akışını yapılandırmasına, insanları otomasyonlarla birleştirmesine ve bunların birinden diğerine nasıl akacağına karar vermesine olanak tanır. İşletme, süreç akışının bütünsel bir görünümünü yakalayabilir, iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve toplam süreç yolculuklarını kolayca anlayabilir.
• Sistem otomasyonu:Bu, API'leri ve RPA'yı içerir. API'ler, sistemlerin birbirleriyle nasıl etkileşime girebileceği konusunda iyi tanımlanmış bir belirtim sağlar. İyi bir süreç otomasyon platformu, sıfırdan oluşturmak zorunda kalmamanız için düşük kodlu veya kodsuz bağlayıcılar sağlamalıdır. Sistem etkileşimleri API'ler tarafından desteklenmediğinde, insandan bilgisayara etkileşimleri taklit ederek bunları otomatikleştirmek için RPA yazılım robotlarına güvenebilirsiniz.
• AI:Yapay zeka veya AI, insanın karar vermesini ve süreç yönlendirmesini artırmak ve hızlandırmak için bilişsel karar yetenekleri sağlar. Kuruluşta yapay zeka en iyi şekilde, e-postalar ve belgeler gibi yapılandırılmamış veya yarı yapılandırılmış içeriği işlerken uygulanmıştır. Yapay zeka, süreç otomasyonunu hızlandırmak için içeriğin doğasını otomatik olarak okumak ve anlamak için kullanılabilir. AI'nın bu uygulaması genellikle IDP olarak bilinir.
• IDP:IDP, içerik sınıflandırmasını ve veri ayıklamayı otomatikleştirir. Yapay zeka tabanlı IDP uygulayarak, çalışanlarınızın içeriği incelemek ve işlemek için zaman harcamasına gerek kalmaz.
• İş kuralları:İş kuralları, iş akışı teknolojilerine, değişen koşul veya ölçüt kümelerine bağlı olarak görevleri gerçekleştirme veya bilgileri belirli bir şekilde iletme talimatını verir. Bir kurumsal iş kuralı çerçevesi, iş kurallarının modüler bir şekilde oluşturulmasını sağlar. Kuruluşlar daha sonra bunları yeniden kullanabilir ve uygun yönetişimle yönetebilir ve tutarlılığı uygulama becerisi kazanabilir.

2. Süreç otomasyonu için bir platform yaklaşımı benimseyin.

Farklı otomasyon görevleri için bağımsız sistemler kullanmak, BT ekipleri için yönetimin bu kadar zor olmasına ve işletme liderlerinin büyümesinin yavaşlamasına yol açan nedenlerin bir parçasıdır. Birden çok süreç otomasyon teknolojiniz olsa bile, bunlar birlikte iyi çalışmazlarsa, otomasyon girişiminizi ölçeklendirmeye çalışırken önemli zorluklarla karşılaşırsınız. Bu teknolojileri birleştiren bir süreç otomasyon platformu, verilerinizle iyi çalışan en uygun teknolojiyi kullanmanıza ve otomasyona dayalı operasyonları etkinleştirmenize olanak tanır.

3. Bir otomasyon mükemmeliyet merkezi kurun.

Çabalarınızı koordine etmenin en iyi yollarından biri, bir otomasyon mükemmeliyet merkezi (CoE) kullanmaktır . Bu CoE, tüm işletme genelinde otomasyon uygulamaya odaklanan özel bir iş birimidir. Yeni bir süreç otomasyonu platformu araştırmak ve satın almak, en iyi uygulamaları oluşturmak ve çalışanları eğitmek, süreçleri canlıya geçmeden önce gözden geçirmek ve ihtiyaç duyulan tüm devam eden bakım ve iyileştirmeleri denetlemek gibi alanlara liderlik eder.

Her CoE, kuruluş boyutuna, otomasyon hedeflerine ve dahili ekip yapılarına bağlı olarak farklı görünecektir. Ancak nasıl kurulursa kurulsun, tüm otomasyon çalışmalarınızı yönetecek tek bir ekibe sahip olmak, projeleri yaygınlaştırmaya ve kuruluş genelinde iş süreci yönetimi için standartlar belirlemeye yardımcı olur.

Temel süreç otomasyonu çıkarımları.

Buraya proses otomasyonu hakkında temel bilgiler için geldiniz. Bu önemli dersleri çıkarın:

1. Süreç otomasyonu, bir iş sürecinde tekrarlanan ve manuel görevleri otomatikleştirmek için çeşitli teknolojiler kullanır. Süreç otomasyonu, zaman alıcı, rutin görevlerde insan müdahalesine olan ihtiyacı azaltır, karmaşık iş süreçlerini hızlandırır ve dayanıklılığı ve doğruluğu artırır.
2. RPA ve süreç otomasyonu birbirini dışlayan değil, tamamlayıcıdır. İçerik çıkarma veya e-posta sınıflandırma gibi birçok zorluk, RPA'nın tek başına sağlayabileceğinden daha gelişmiş yetenekler gerektirir. RPA genellikle daha geniş bir süreç otomasyon çabasının bir bileşenidir.
3. Birlikte iyi çalışmayan birden çok süreç otomasyon teknolojisinin kullanılması, siz otomasyon girişiminizi ölçeklendirmeye çalışırken önemli zorluklar yaratacaktır. Bir süreç otomasyon platformu, işi birleştirerek ve veri silolarını ortadan kaldırarak bu sorunu çözebilir.
4. Uygun strateji ile süreç otomasyonu, rekabet avantajı elde etmenin ve yeniliği körüklemenin anahtarı olan operasyonel mükemmelliği ve etkinliği yaratabilir.